Tietosuoja- ja rekisteriseloste
Etelä-Karjalan taiteilijaseura ry Päivitetty 23.2.2021
Rekisterinpitäjä
Etelä-Karjalan taiteilijaseura ry (jäljempänä EKTS)
Valtakatu 66, 53100 Lappeenranta
Rekisteriasioista vastaava henkilö
Hanna Ryynänen, 044 099 3266
Lisätiedot ja oikaisupyynnöt
Sähköpostilla: info.taidelainaamo@gmail.com tai puhelimitse
Rekisterinpitäjän toimiala
Aatteellinen yhdistys, Y-tunnus 1089034-2
Rekisteriseloste EKTS:n henkilötietorekisteristä
EKTS on Etelä-Karjalan maakunnan alueella vaikuttavien kuvataiteilijoiden yhdistys, jonka tarkoituksena on valvoa kuvataiteilijoiden ammatillista etua ja tukea monin eri tavoin jäsentensä toimintaa sekä yhteistyötä. Tarkoituksensa ja toimintansa toteuttamiseen liittyen EKTS käsittelee henkilötietoja. EKTS on tehnyt yhdistyslain ja yhdistysrekisteriasetuksen mukaisen ilmoituksen toiminnastaan.
Toiminnassa käytettävä rekisteri
Etelä-Karjalan taiteilijaseura ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteri koostuu EKTS:n jäseneksi liittymisen yhteydessä annetuista, jäsenen itsensä luovuttamista henkilötiedoista. Henkilötietoja käytetään jäsenyyden tunnistamiseen esimerkiksi jäsenkortissa, toiminnan kehittämiseen, yhteydenpitoon ja tiedonvälittämiseen seuran ja jäsenten välillä sekä erilaisten maksutietojen hallintaan ja ylläpitoon, kuten jäsen- ja osallistumismaksut. Tiedottaminen tapahtuu sähköpostilla ja jäsentapaamisissa. Tietoja saatetaan tarvita, esimerkiksi kokoonnuttaessa yhteydenpitoon sekä turvallisuustarkoituksessa retkiin ja matkoihin liittyen.
Kuvaus rekisteriin kerättävistä tiedoista
Rekisteriin tallennetaan seuraavat henkilötiedot: Etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja jäsenmaksutieto.
Tietojen luovutus
EKTS ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa EKTS:n kattojärjestön Kaakon Taide ry:lle sekä Suomen Kuvataidejärjestöjen Liitto ry:lle (SKJL). Tietoja luovutetaan vain niiltä osin, kuin se on tarpeellista.
Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Jäsentiedot tallennettaan yksittäisellä työasemalla sijaitsevaan Microsoft Office 365 pohjaiseen jäsenrekisteriin, johon on pääsy vain tunnistautuneilla henkilöillä.
Käytön valvonta
Pääsy henkilötietoihin on EKTS:n hallituksen jäsenillä sekä Taidekeskus Idän työntekijällä, jotka tarvitsevat henkilötietoja yhdistyksen asioiden hoitamisessa. Yhdistyksen hallitus on perehtynyt lainsäädäntöön.
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tietojen luovutus EU – ja ETA-maiden ulkopuolelle
Joitakin jäsenten tietoja voidaan säilyttää seuran Google Drive -palvelussa. Henkilötietolain (523/1999) 22 §:ssä ilmaistun pääsäännön mukaan henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso. Google on osaltaan sitoutuneet tähän ja noudattaa GDPR:n vaatimuksia, kun tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. Lisätietoja Googlen osalta täällä.